Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Bệnh viện Chấn thương chỉnh hình TP.HCM

Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Bệnh viện Chấn thương chỉnh hình TP.HCM

PGS.TS. Trần Văn Tùng*

Ths. Ngô Ngọc Nguyên Thảo*

Ths. Trần Phương Hải*

* Trường Đại học Công nghệ TP.HCM (HUTECH)

Các bệnh viện đã và đang chủ động cơ cấu lại bộ máy tổ chức, tăng cường công tác quản lý, trong đó chú trọng đến việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại đơn vị mình. Trong bài viết này, tác giả đã sử dụng phương pháp nghiên cứu định tính nhằm tìm hiểu, đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán của Bệnh viện Chấn thương chỉnh hình TP.HCM. Trên cơ sở đó đề xuất những giải pháp, nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán của Bệnh viện.

Từ khóa: Kế toán; tổ chức công tác kế toán; Bệnh viện Chấn thương chỉnh hình TP.HCM.

1. Đặt vấn đề

Phát triển và nâng cao hiệu quả hoạt động của các bệnh viện, đặc biệt là hệ thống bệnh viện công lập đã và đang là vấn đề được quan tâm đặc biệt của ngành y tế. Nằm trong hệ thống bệnh viện công lập của cả nước, những năm qua, bệnh viện Chấn thương chỉnh hình TP.HCM đã có những bước phát triển và nhiều thay đổi trong mô hình quản lý cũng như hoạt động của mình, để đáp ứng nhu cầu khám chữa bệnh của nhân dân. Lãnh đạo Bệnh viện đã chủ động cơ cấu lại bộ máy tổ chức, tăng cường công tác quản lý, trong đó chú trọng đến nâng cao vai trò của công tác kế toán.

Tuy nhiên, thực tế hiện nay cho thấy, công tác kế toán ở đơn vị còn nhiều bất cập khi chuyển đổi sang cơ chế tài chính mới, chưa đáp ứng được nhu cầu quản lý trong bối cảnh mới. Thực tế này, đòi hỏi công tác kế toán của Bệnh viện phải được hoàn thiện trong thời gian tới.

2. Cơ sở lý thuyết

Tổng quan vấn đề nghiên cứu

Salah A. Hammad và các cộng sự (2010) đã đề xuất các khuôn khổ để kiểm tra mối quan hệ giữa các yếu tố ngữ cảnh, hệ thống kế toán quản lý và hiệu quả quản lý trong ngành y tế. Đặc biệt, nghiên cứu phát hiện ra các yếu tố thuộc ngữ cảnh ảnh hưởng đến thiết kế của công tác kế toán quản lý và qua đó tăng cường hiệu suất quản lý tại các bệnh viện Ai Cập.

Nathan Carroll và Justin C. Lord (2016) đã đề xuất giải pháp, nhằm áp dụng phương pháp kế toán chi phí ước tính cho các bệnh viện. Trong nghiên cứu xem xét các tài liệu về các chi phí tương đối lợi ích của các phương pháp kế toán khác nhau và các tài liệu quan trọng mô tả phương pháp nào được các bệnh viện sử dụng phổ biến nhất. Nó tiếp tục gợi ý rằng, bệnh viện đã không áp dụng các hệ thống kế toán chi phí phức tạp bởi vì đặc điểm của việc tổ chức công tác kế toán của bệnh viện sẽ làm chi phí tổ chức cao mà lợi ích của thông tin chi phí dịch vụ tương đối thấp.

Leslie G. Eldenburg và cộng sự (2017) đã trình bày tổng quan về tổ chức công tác kế toán quản trị và kiểm soát quản lý trong hệ thống quản lý của bệnh viện. Kết quả nghiên cứu cho thấy, tùy theo đặc điểm hoạt động cũng như hình thức sở hữu của bệnh viện mà nhu cầu sử dụng thông tin kế toán phục vụ quản lý sẽ khác nhau, từ đó việc tổ chức công tác kế toán cũng khác nhau.

Ngô Nữ Quỳnh Trang (2014) đã tập trung nghiên cứu sâu những vấn đề lý luận cơ bản tổ chức công tác kế toán ở các đơn vị sự nghiệp trong lĩnh vực y tế. Khảo sát, phân tích để tìm hiểu, đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán tại bệnh viện. Theo đó, công tác kế toán của các đơn vị ngành y tế nói chung và của Bệnh viện Tâm thần Đà Nẵng nói riêng, hiện tại còn nhiều bất cập. Do vậy, việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán cho bệnh viện là cần thiết như: Hoàn thiện các quy trình kế toán nhằm hướng dẫn cụ thể cho các cá nhân và đơn vị thực thi tốt chính sách, chế độ kế toán theo quy định; Cần chú trọng nâng cao trình độ nhân viên kế toán, nhằm đáp ứng tốt nghiệp vụ chuyên môn, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của công việc. Đồng thời, chú trọng hơn nữa trong việc đầu tư trang thiết bị, áp dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực kế toán nhằm đảm bảo việc xử lý công việc được kịp thời và chính xác.

Lê Thị Thúy Hằng (2017) đã dựa trên cơ sở khảo sát thực tế đã thu thập các số liệu và các tài liệu của bệnh viện nhằm phân tích, đánh giá thực trạng tổ chức kế toán ở bệnh viện. Có thể nhận thấy, trong quá trình hoạt động, tổ chức kế toán ở đơn vị đã góp phần đáng kể vào việc đáp ứng yêu cầu về cung cấp thông tin tài chính trung thực và có tác động tích cực đến công tác quản lý tài chính của đơn vị, để ngày càng phù hợp hơn với cơ chế tự chủ tài chính tại đơn vị.

Lê Văn Lượm (2019) đã phân tích và đánh giá thực trạng về tổ chức công tác kế toán tại Bệnh viện Trà Vinh, từ đó đề xuất những giải pháp có tính khả thi và thực tiễn góp phần hoàn thiện công tác kế toán tại đơn vị. Nhằm nâng cao hiệu quả quản lý tài chính trong bối cảnh tự chủ hiện nay, hướng tới nâng cao chất lượng dịch vụ y tế của đơn vị.

Qua các nghiên cứu được thực hiện trên, ở một khía cạnh khác nhau của từng đơn vị, đã phần nào phản ánh cơ bản được lĩnh vực và đơn vị cụ thể trong nghiên cứu của chúng tôi. Tuy nhiên, số lượng nghiên cứu vẫn chưa nhiều, đặc biệt là trong lĩnh vực y tế, tài chính và kế toán của bệnh viện.

Khái quát về tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị sự nghiệp

Theo Nathan Carroll và Justin C. Lord (2016), tổ chức công tác kế toán là tổ chức thu nhận, hệ thống hoá và cung cấp toàn bộ thông tin về tình hình sử dụng tài sản, kinh phí của đơn vị nhằm phục vụ công tác quản lý tài chính và công tác nghiệp vụ ở đơn vị đó. Việc tổ chức công tác kế toán khoa học sẽ có tác dụng tích cực như: (1) Cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời, chính xác cho hoạt động quản lý nói chung; (2) Tạo dựng được bộ máy kế toán gọn nhẹ mà hiệu quả; (3) Là cơ sở quan trọng để quản lý tài chính hiệu quả. Tổ chức công tác kế toán khoa học không những tiết kiệm được thời gian, nhân lực mà còn góp phần không nhỏ vào việc quản lý và sử dụng kinh phí có hiệu quả.

Theo Thông tư 107/2017/TT – BTC của Bộ Tài chính thì nội dung tổ chức công tác kế toán trong một đơn vị hành chính sự nghiệp bao gồm:

Thứ nhất, công tác lập và chấp hành dự toán thu, chi

Lập dự toán đối với đơn vị sự nghiệp công tự bảo đảm chi thường xuyên và chi đầu tư, đơn vị sự nghiệp công tự bảo đảm chi thường xuyên. Lập dự toán đối với đơn vị sự nghiệp công tự bảo đảm một phần chi thường xuyên (do giá, phí dịch vụ sự nghiệp công chưa kết cấu đủ chi phí, được Nhà nước đặt hàng, giao nhiệm vụ cung cấp dịch vụ sự nghiệp công theo giá, phí chưa tính đủ chi phí) thì căn cứ tình hình thực hiện năm hiện hành, nhiệm vụ của năm kế hoạch, đơn vị lập kế hoạch về số lượng, khối lượng dịch vụ sự nghiệp công và dự toán thu, chi (bao gồm cả phần kinh phí ngân sách Nhà nước (NSNN) hỗ trợ do giá, phí dịch vụ sự nghiệp công chưa kết cấu đủ chi phí) báo cáo cơ quan quản lý cấp trên theo quy định. Việc phân bổ và giao dự toán của cơ quan quản lý cấp trên cho đơn vị sự nghiệp công cũng như đơn vị này chấp hành dự toán thu, chi được thực hiện theo quy định của Luật NSNN.

Thứ hai, công tác kế toán theo quá trình xử lý thông tin bao gồm

+ Vận dụng hệ thống chứng từ kế toán: Tại Chương II, Điều 3, Thông tư 107/2017/TT – BTC của Bộ Tài chính. Quy định rõ về chứng từ kế toán, các đơn vị hành chính, sự nghiệp đều phải sử dụng thống nhất mẫu chứng từ kế toán thuộc loại bắt buộc quy định trong thông tư này. Trong quá trình thực hiện, các đơn vị không được sửa đổi biểu mẫu chứng từ thuộc loại bắt buộc. Ngoài các chứng từ kế toán bắt buộc được quy định tại thông tư này và các văn bản khác, đơn vị hành chính, sự nghiệp được tự thiết kế mẫu chứng từ để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

+ Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán: Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các đơn vị sự nghiệp do Bộ Tài chính quy định thống nhất về loại tài khoản, số lượng tài khoản, ký hiệu, tên gọi và nội dung ghi chép của từng tài khoản. Các đơn vị sự nghiệp khác nhau, có đặc điểm và hình thức hoạt động khác nhau nên cần phải sử dụng các tài khoản kế toán chi tiết khác nhau để thu nhận, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin phục vụ cho yêu cầu quản lý tại đơn vị.

+ Vận dụng hệ thống sổ kế toán: Mỗi đơn vị kế toán chỉ sử dụng một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm, bao gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. Tùy theo hình thức kế toán đơn vị áp dụng, đơn vị phải mở đầy đủ các sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết và thực hiện đầy đủ, đúng nội dung, trình tự và phương pháp ghi chép đối với từng mẫu sổ kế toán.

+ Vận dụng hệ thống báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán: Báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán dùng để tổng hợp tình hình về tài sản, tiếp nhận và sử dụng kinh phí NSNN; Tình hình thu, chi và kết quả hoạt động của đơn vị sự nghiệp trong kỳ kế toán, cung cấp thông tin kinh tế, tài chính chủ yếu cho việc đánh giá tình hình thực trạng của đơn vị, là căn cứ quan trọng giúp cơ quan Nhà nước, lãnh đạo đơn vị kiểm tra, giám sát điều hành hoạt động của đơn vị.

Thứ ba, công tác kiểm tra kế toán và công khai tài chính

Theo Luật Kế toán 2015, kiểm tra kế toán là một trong những nội dung quan trọng của tổ chức công tác kế toán trong đơn vị nhằm đảm bảo thực hiện nghiêm túc Luật Kế toán, chuẩn mực, chế độ kế toán và các quy định pháp lý có liên quan, đồng thời ngăn ngừa hiện tượng tham ô, lãng phí hoặc kịp thời sửa chữa, bổ sung, chỉnh sửa những vấn đề có khiếm khuyết. Nội dung kiểm tra kế toán gồm: (1) Kiểm tra việc thực hiện các nội dung công tác kế toán; (2) Kiểm tra việc tổ chức bộ máy kế toán và người làm kế toán; (3) Kiểm tra việc tổ chức quản lý và hoạt động nghề nghiệp kế toán; (4) Kiểm tra việc chấp hành các quy định khác của pháp luật về kế toán. Công khai tài chính ở các đơn vị sự nghiệp công lập thực hiện theo quy định tại Thông tư số 61/2017/TT-BTC, ngày 15/6/2017 hướng dẫn về công khai ngân sách đối với đơn vị dự toán ngân sách, tổ chức được NSNN hỗ trợ. Các nội dung công khai tài chính bao gồm: (1) Công khai kinh phí NSNN hỗ trợ; (2) Công khai số liệu và thuyết minh tình hình thực hiện dự toán NSNN hỗ trợ (quý, 6 tháng, năm); (3) Công khai quyết toán NSNN hỗ trợ.

3. Phương pháp nghiên cứu và mô hình nghiên cứu

Để thực hiện đề tài, tác giả sử dụng nhóm phương pháp nghiên cứu định tính như khảo sát, thống kê mô tả, phân tích và nội suy nhằm tìm hiểu, đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán của bệnh viện Chấn thương chỉnh hình TP.HCM, từ đó đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán của Bệnh viện. Dữ liệu sử dụng trong nghiên cứu chủ yếu là dữ liệu thứ cấp, bao gồm tài liệu phản ảnh về tổ chức bộ máy kế toán; tổ chức hệ thống thông tin kế toán của bệnh viện.

Ngoài ra, tác giả còn sử dụng dữ liệu sơ cấp thông qua việc khảo sát cán bộ nhân viên thuộc các bộ phận kế toán có liên quan của Phòng Tài chính – Kế toán của Bệnh viện và Ban Giám đốc Bệnh viện, với phiếu khảo sát được thiết kế sẵn. Số lượng cán bộ nhân viên được khảo sát là 25. Nội dung khảo sát là xoay quanh việc thực hiện những nội dung tổ chức công tác kế toán theo quy định của Thông tư 107/2017/TT – BTC tại bệnh viện. Tác giả gửi phiếu khảo sát, thông tin thu thập được tác giả tiến hành tổng hợp ý kiến trả lời của các đối tượng nghiên cứu, bằng cách thống kê mô tả các câu trả lời của các đối tượng và tính phần trăm các câu trả lời với sự hỗ trợ của phần mềm Excel.

4. Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại bệnh viện Chấn thương chỉnh hình TP.HCM

Thực trạng tổ chức nhân lực và trang bị phần mềm kế toán của Bệnh viện

Trong công tác quản lý tài chính của đơn vị, trong đó đơn vị 100% tự đảm bảo chi thường xuyên. Đơn vị đã xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ. Bắt đầu từ 01/01/2018, đơn vị áp dụng chế độ kế toán hành chính sự nghiệp ban hành theo Thông tư số 107/2017/TT – BTC, ngày 10/10/2017 (giai đoạn trước áp dụng Quyết định số 19/2006/QĐ – BTC, ngày 30/3/2006). Trong đó, mô hình tổ chức bộ máy kế toán của đơn vị vừa tập trung, vừa phân tán.

Bảng 1. Thực trạng tổ chức nhân lực kế toán của bệnh viện (n=25)

(Nguồn: Tác giả tính toán)

Kết quả từ Bảng 1 cho thấy, bộ phận kế toán của Bệnh viện đáp ứng tốt cho công việc mà lãnh đạo giao, trong đó có 14/25 cá nhân (chiếm 56%) cho rằng đáp ứng rất tốt và 11/25 cá nhân (chiếm 44%) đáp ứng tốt. Các công việc được phân công cho các nhân viên bộ phận kế toán của đơn vị có 2/25 cá nhân (chiếm 8%) cho rằng chưa phù hợp với cá nhân.

Đơn vị đã lựa chọn và áp dụng phần mềm kế toán của Công ty Cổ phần MISA. Phần mềm quản lý khám chữa bệnh hỗ trợ rất lớn trong công tác khám chữa bệnh, cấp phát thuốc, vật tư, thanh toán chi phí cho bệnh nhân đến điều trị tại Bệnh viện. Phòng tin học của bệnh viện đã tổ chức kết nối mạng cho hệ thống phần mềm kế toán thu và thanh toán viện phí tại các bộ phận thanh toán của phòng kế toán, để tiện lợi cho việc kiểm tra và quản lý. Bộ phận tin học thường xuyên bảo trì, đảm bảo an toàn cho dữ liệu kế toán, các dữ liệu được lưu tại máy tính chủ. Đến nay, hệ thống mạng LAN được kết nối trong toàn Bệnh viện, tạo điều kiện cho cán bộ bệnh viện nói chung và nhân viên phòng kế toán tài chính nói riêng, liên tục cập nhật các kiến thức tin học mới, triển khai ứng dụng các phần mềm để kiểm soát quản lý chặt nguồn thu, tiết kiệm nguồn chi từ hoạt động sự nghiệp ngay từ khâu đầu tiên, đảm bảo thu đúng thu đủ nhưng vẫn đảm bảo quyền lợi cho người bệnh.

Công tác lập và chấp hành dự toán thu chi

Dựa trên nhiệm vụ và chỉ tiêu kế hoạch được giao, bệnh viện Chấn thương chỉnh hình là một bệnh viện hạng I, xây dựng dự toán thu chi từ bảo hiểm y tế, NSNN, thu từ người bệnh, các nguồn dịch vụ khác,... Các quy định về quản lý tài chính, quản lý chi tiêu nội bộ dựa trên các quy định của Bộ Tài chính và Bộ Y tế. Hiện tại, bệnh viện có các nguồn thu chính từ bảo hiểm y tế, NSNN, người bệnh thu phí và một số nguồn thu nhỏ khác như từ dịch vụ ăn uống, giữ xe,...

Chính sách của Đảng và Nhà nước trong những năm gần đây, thực hiện chủ trương xã hội hóa y tế từ các nguồn vốn thực hiện tự chủ về tài chính. Trên cơ sở quyết định giao dự toán thu - chi ngân sách hàng năm của Sở Tài chính, bệnh viện tổ chức thực hiện quản lý tài chính và chi tiêu theo đúng các văn bản pháp luật, quy định về chi tiêu nội bộ của Bệnh viện. Nhìn chung, tình hình chấp hành dự toán thu - chi tại bệnh viện trong những năm qua, được thực hiện theo đúng quy định.

Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán

Mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính liên quan đến hoạt động của đơn vị, đều được phản ánh trên các chứng từ kế toán. Kế toán căn cứ vào đặc điểm tình hình hoạt động của đơn vị và tính chất nghiệp vụ kinh tế phát sinh, để lựa chọn hệ thống chứng từ cho phù hợp. Từ năm 2017, hệ thống chứng từ kế toán áp dụng tại bệnh viện được quy định theo Thông tư số 107/2017/TT – BTC, ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính. Trong quá trình sử dụng, Bệnh viện sử dụng hầu như toàn bộ và có một số điều chỉnh cho phù hợp với bệnh viện. Còn đối với mẫu chứng từ kế toán thuộc loại hướng dẫn thì ngoài các nội dung quy định trên mẫu biểu, đơn vị kế toán có thể bổ sung thêm chỉ tiêu hay thay đổi hình thức mẫu biểu cho phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của bệnh viện.

Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán

Hiện nay, bệnh viện Chấn thương chỉnh hình TP.HCM đang áp dụng hệ thống tài khoản đơn vị hành chính sự nghiệp do Bộ Tài chính ban hành, theo Thông tư 107/2017/TT – BTC, ngày 10/10/2017. Bao gồm 10 loại, từ 1 đến 9 là các tài khoản trong bảng cân đối tài khoản và loại 0 là các tài khoản ngoài bảng cân đối tài khoản. Theo yêu cầu của công tác quản lý tài chính bệnh viện đã mở thêm một số tài khoản cấp 2, cấp 3 thậm chí là cấp 4 để theo dõi và phục vụ cho công tác báo cáo. Việc hạch toán kế toán, ngoài việc tuân thủ theo hệ thống tài khoản quy định theo Thông tư 107/2017/TT – BTC, bệnh viện còn phải hạch toán theo quy định của Luật Ngân sách, các khoản chi phải hạch toán theo quy định của chương, loại mục, tiểu mục theo mục lục ngân sách.

Vận dụng hệ thống sổ kế toán

bệnh viện Chấn thương chỉnh hình TP.HCM đang sử dụng hình thức Nhật ký – Sổ Cái. Việc vận dụng sổ kế toán, đảm bảo việc cung cấp thông tin kế toán một cách trung thực và hợp lý. Bệnh viện đã ghi sổ kế toán bằng máy, theo phần mềm kế toán Misa 2019. Hầu hết các loại sổ sách đều được thực hiện qua phần mềm, vì thế qua việc nhập số liệu từ chứng từ gốc, máy vi tính sẽ tự kết xuất số liệu vào các sổ có liên quan, do đó giảm nhẹ được khối lượng cho nhân viên kế toán, khi cần có thể in sổ sách rất dễ dàng, thuận lợi.

Vận dụng hệ thống báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán

Hiện tại, Bệnh viện đã vận dụng hệ thống báo cáo tài chính theo quý và báo cáo năm theo quy định của Bộ Tài chính ban hành theo Quyết định số 19/2006/QĐ – BTC, ngày 30/03/2006 và từ Quý I/2018 áp dụng theo quy định tại Thông tư số 107/2017/TT – BTC, ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính. Ngoài hệ thống báo cáo tài chính bắt buộc trên, hệ thống báo cáo của đơn vị còn có một số báo cáo khác phục vụ cho công tác kiểm tra, kiểm soát như: báo cáo tồn quỹ, báo cáo kiểm tra tài sản, vật tư tiêu hao,... Báo cáo tài chính cung cấp đầy đủ thông tin về tình hình tài chính, tình hình hoạt động của đơn vị.

Công tác kiểm tra kế toán và công khai tài chính

Trong những năm qua, bệnh viện đã thành lập tổ kiểm tra gồm những thành viên của phòng tài chính – kế toán, dưới sự chỉ đạo của giám đốc bệnh viện và kế toán trưởng bệnh viện, công tác kiểm tra kế toán được thực hiện định kỳ tại bệnh viện. Bệnh viện kiểm tra tính hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kiểm tra việc lập và luân chuyển chứng từ, vận dụng hệ thống tài khoản kế toán, mở sổ kế toán, kiểm tra tính trung thực của các thông tin kế toán trên báo cáo tài chính, kiểm tra các khoản thu – chi ngân sách, thu hoạt động của đơn vị, kiểm tra việc trích lập các quỹ, sử dụng quỹ lương, các quan hệ thanh toán, kiểm tra việc trích lập các quỹ, sử dụng quỹ lương, các quan hệ thanh toán, kiểm tra việc quản lý tài chính, vốn bằng tiền.

Tổ chức lập báo cáo nội bộ phục vụ quản trị

Hiện tại mặc dù hệ thống báo cáo nội bộ đã được chú trọng nhưng về mặt chất lượng thì mới chỉ đáp ứng được cho công tác kiểm tra đối chiếu hoạt động thu - chi hoạt động sự nghiệp giữa các bộ phận kế toán mà chưa thực sự đáp ứng được yêu cầu quản trị của đơn vị. Tuy đã tiến hành tổng hợp thu, chi từ các nguồn của đơn vị để phân tích đánh giá hiệu quả hoạt động đến từng khoa phòng nhưng do là một bệnh viện với quy mô lớn, với đa dạng các loại dịch vụ kỹ thuật hiện có và ngày càng được mở rộng, ứng dụng, triển khai nên việc đi sâu phân tích từng loại phẫu thuật, từng loại kỹ thuật là rất khó khăn. Hơn thế nữa, những hiểu biết của kế toán về các dịch vụ này còn rất hạn hẹp, việc đánh giá hiệu quả nó là cực kì khó khăn.

Đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán tại bệnh viện

Những kết quả đạt được trong tổ chức kế toán

Về tổ chức bộ máy kế toán có chuyên môn cao và đã có sự phân công rõ ràng chuyên môn hóa từng phần việc, tránh được sự chồng chéo, mỗi người tự chủ hơn trong phần hành kế toán của mình và chịu trách nhiệm với phần hành kế toán được giao.

Về tổ chức hoạt động thu và chi hoạt động tại đơn vị, đã thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước. Bệnh viện cũng ban hành quy chế chi tiêu nội bộ nhằm quản lý, sử dụng các nguồn thu - chi đúng mục đích, phù hợp khả năng, tình hình thực tế. Quy trình quản lý các khoản chi mua sắm tại đơn vị được lập tương đối tốt từ khâu lập kế hoạch, duyệt kế hoạch và tiến hành đấu thầu, mua sắm.

Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ thực hiện tương đối tốt từ khâu lập chứng từ, luân chuyển, ghi sổ đến lưu trữ chứng từ đều thực hiện đúng quy định, dễ dàng tìm kiếm, tra cứu.

Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán, các sổ kế toán của bệnh viện đã có những cải tiến theo hướng tạo ra sự minh bạch hơn trong công tác quản lý tài chính, giúp nhà quản lý đánh giá tình hình tài chính của đơn vị một cách thuận lợi hơn. Việc vận dụng linh hoạt tài khoản chi tiết và các loại sổ chi tiết đã phần nào đáp ứng được nhu cầu quản lý thông tin liên quan đến các khoản thu, chi của đơn vị.

Hệ thống báo cáo hiện nay đã được sửa đổi theo hướng đơn giản hơn về biểu mẫu và phương pháp lập, tạo điều kiện thuận lợi cho đơn vị trong việc thực hiện công tác quyết toán tài chính ở đơn vị mình.

Việc thực hiện công tác công khai tài chính khá tốt đã góp phần đảm bảo tính minh bạch trong vấn đề công bố thông tin, từ đó củng cố niềm tin và nâng cao tinh thần đoàn kết nội bộ.

Những tồn tại trong tổ chức kế toán

Tồn tại trong tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ và luân chuyển chứng từ: Các chứng từ bệnh viện đang sử dụng mới chỉ đáp ứng được yêu cầu quản lý và chi tiêu theo dự toán, nhiều chứng từ chưa đáp ứng được yêu cầu quản trị trong đơn vị, chưa chi tiết theo từng nơi phát sinh, phục vụ cho việc hạch toán và lập các báo cáo bộ phận. Thời gian luân chuyển chứng từ còn mất nhiều thời gian dẫn đến việc phản ánh các nghiệp vụ phát sinh chưa kịp thời. Do lượng chứng từ quá nhiều nên việc lưu trữ bảo quản hồ sơ chứng từ kế toán còn hạn chế.

Tồn tại trong tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán: Việc vận dụng và tổ chức hệ thống tài khoản đối với bệnh viện mặc dù đã chủ động chi tiết đến tài khoản cấp 4 hoặc cấp 5 nhằm phục vụ yêu cầu quản lý, nhưng trên thực tế vẫn còn một số tồn tại. Đó là chưa xây dựng được hệ thống tài khoản chi tiết cho từng khoa phù hợp cho nhóm vật tư, thuốc, hóa chất, tài sản.

Tồn tại trong tổ chức lập các báo cáo nội bộ phục vụ kiểm tra và kiểm soát nội bộ trong đơn vị: Các báo cáo giữa các bộ phận thu chi viện phí, kho dược, kho công cụ dụng cụ đã được thiết lập để đối chiếu, kiểm tra giữa các bộ phận nhưng chưa chú trọng nhiều về mặt chất lượng. Số liệu chưa đầy đủ, chưa đúng thời gian để bộ phận báo cáo tổng hợp có thể tổng hợp tính toán chênh lệch thu chi của từng khoa chính xác, từ đó có phương án tính thu nhập tăng thêm cho từng khoa một cách thỏa đáng.

5. Giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại bệnh viện Chấn thương chỉnh hình TP.HCM

Hoàn thiện tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán và quy trình luân chuyển chứng từ kế toán.

Thiết lập các chứng từ cho từng khoa, từng bộ phận, từng nơi phát sinh để thuận lợi cho việc theo dõi, đánh giá được hiệu quả hoạt động của từng khoa.

Quy trình luân chuyển chứng từ: Kế toán một cửa sẽ hướng dẫn và nhận chứng từ, kiểm tra chứng từ theo đúng quy định thì sẽ kí nháy vào chứng từ, chuyển chứng từ cho kế toán tổng hợp, kế toán tổng hợp kiểm soát lại lần nữa rồi tiến hành ghi sổ kế toán.

Trong khâu lưu giữ các chứng từ: Do lượng chứng từ hàng ngày phát sinh rất lớn, kể cả các bảng kê thanh toán cho bệnh nhân thanh toán hàng ngày. Vì vậy, chứng từ cần phân loại, phân thành các kho riêng, kho để chứng từ thu chi thường xuyên, kho để chứng từ thanh toán bệnh nhân bảo hiểm y tế, kho để chứng từ thanh toán bệnh nhân viện phí và phải được đánh số thứ tự theo số thứ tự hoặc theo các báo cáo tháng, quý, năm.

Hoàn thiện tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán và đối với những hoạt động dịch vụ ngoài khám chữa bệnh.

Để đánh giá hiệu quả hoạt động của từng khoa, bệnh viện nên tiến hành hạch toán các khoản thu-chi phí theo từng khoa, từng bộ phận. Tất cả các khoản thu phát sinh tại khoa nào thì tập hợp mở tài khoản doanh thu của khoa đó, tương tự với các chi phí cũng vậy, phát sinh tại khoa nào thì mở tài khoản chi phí của khoa đó. Trên các chứng từ phát sinh liên quan đến thu, chi cần ghi rõ cho hoạt động của khoa, phòng hoặc bộ phận cụ thể.

Hoàn thiện tổ chức lập báo cáo nội bộ phục vụ kiểm tra kế toán và đánh giá hiệu quả hoạt động thực sự của từng khoa.

Cần có những báo cáo nội bộ ở từng bộ phận phòng, ban, khoa nhằm cung cấp thông tin cho lãnh đạo bệnh viện để đánh giá chính xác, cụ thể trách nhiệm, thành quả hoạt động của từng khoa phòng. Đều này sẽ làm cho các cá nhân, khoa phòng trong bệnh viện thấy được những cái mình đã làm được, chưa làm được để phát huy và cải tiến, nhằm nâng cao chính đời sống của bản thân mình. Đặc biệt, hiện nay Nhà nước giao toàn quyền tự chủ cho bệnh viện, thu nhập của cán bộ nhân viên cũng nằm trong nguồn thu viện phí mà nguồn thu từ ngân sách không còn nữa thì sự nỗ lực của từng nhân viên trong từng bộ phận sẽ được thể hiễn rõ ràng trong việc phân tích các báo cáo của từng bộ phận, từng khoa phòng.

Tài liệu tham khảo

1. Leslie G. Eldenburg (2017), "Management Accounting and Control in the Hospital Industry: A Review", Journal of Governmental & Nonprofit Accounting. 6(1).

2. Nathan Carroll và Justin C. Lord (2016), " The Growing Importance of Cost Accounting for Hospitals”

3. Salah A. Hammad, Ruzita Jusoh Elaine Yen Nee Oon (2010), "Hệ thống kế toán quản lý bệnh viện: khung nghiên cứu", Quản lý Công nghiệp & Hệ thống dữ liệu. 110(5), Pg 752 - 784.

4. Lê Thị Thúy Hằng (2017), “Hoàn thiện tổ chức kế toán tại Bệnh viện Đa khoa Ninh Bình”, Luận văn Thạc sĩ kế toán, Trường Đại học Lao động - Xã hội, Hà Nội.

5. Lê Văn Lượm (2019),“Hoàn thiện công tác kế toán của Bệnh viện Đa khoa tỉnh Trà Vinh”, Luận văn Thạc sĩ, Trường Đại học Trà Vinh.

6. Ngô Nữ Quỳnh Trang (2014), “Hoàn thiện công tác kế toán tại Bệnh viện Tâm thần Thành phố Đà Nẵng”, Luận văn Thạc sĩ, Đại học Đà Nẵng.